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febrero 26, 2021
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marzo 1, 2021

Fácil automatización del flujo de trabajo para empresas de impresión de todos los tamaños

¡Comience hoy!

Por John Henze

En un mercado altamente dinámico y competitivo, los fabricantes entienden que existe la necesidad de automatizar los procesos en la mayor medida posible, tanto para reducir los costos como para aumentar la productividad. Lo mismo sucede con el mercado de la impresión comercial. Pero para muchas empresas de impresión más pequeñas, la automatización de su flujo de trabajo de impresión puede parecer un reto desalentador y costoso. Esa es una idea errónea que está evitando que dichas empresas alcancen una mayor rentabilidad. De hecho, comenzar con la automatización del flujo de trabajo es mucho más fácil de lo que se podría pensar, y lo más probable es que ya tenga muchas de las herramientas necesarias.

Otro concepto erróneo es que la automatización del flujo de trabajo es una propuesta radical. Incluso comenzar con los pasos de automatización más simples, como la automatización de tareas repetitivas, puede generar grandes beneficios. No se fíe solo de nuestra palabra. Esto es lo que Cindy Ley, especialista en producción del Allied Reliability Group, opina:

"Aprendí a ahorrar tiempo al automatizar la producción de tipos repetitivos de folletos, por ejemplo, al soltar archivos en Fiery Hot Folders que contienen los ajustes de impresión, incluidas plantillas de Fiery Impose".

Y John y Tim Rozema de "Get It Now Print" pasaron de tener unos 20 trabajos por día a producir más de 100 trabajos por día. John Rozema afirma: "Implementamos un conjunto de herramientas de EFI. Se trata de un software fácil de usar, fácilmente programable y que se integra con nuestro MIS. Ahora sí podemos trabajar. Los clientes siempre se sorprenden de lo rápido que podemos hacer el trabajo a diferencia de otros con los que antes han trabajado. Podemos ofrecerles un mejor precio, también, en función del mayor volumen que podemos poner en nuestra impresora".

¿Está usando Hot Folders?
Si tiene un servidor de impresión digital (DFE) Fiery de EFI, lo más probable es que la función Hot Folders ya esté incorporada. Fiery Hot Folders le permite arrastrar y soltar archivos en una carpeta de archivos determinada para automatizar las tareas repetitivas. Usemos el envío de trabajos como ejemplo. Mediante un proceso manual, el departamento de preimpresión revisa los trabajos a medida que van llegando, luego debe determinar a qué impresora debe ir el archivo y, en el caso de los archivos nativos, convertirlos a PDF. Luego de ello, el archivo se copia a la cola de la impresora apropiada. E n función del tamaño y la complejidad del archivo, esto puede demorar entre cinco minutos y media hora. Aunque cinco minutos parece ser poco, piense en "Get It Now Print": esos cinco minutos se traducen en más de 90 minutos de tiempo de preimpresión en un día cuando se procesan 20 archivos simples al día. ¡Pero ese tiempo se convierte en ocho horas si procesa 100 trabajos! Y saque su cuenta con archivos complejos... el resultado es aún peor.

Con los Hot Folders, un representante de atención al cliente puede determinar qué tipo de archivo se recibe (por ejemplo, un folleto de 5x8 in) y simplemente lo copia en el Hot Folder del folleto. Esto toma segundos y es el tipo de automatización que permitió a "Get It Now Print" quintuplicar la productividad diaria. El archivo puede entonces procesarse automáticamente después de enviarlo a la impresora apropiada, según las instrucciones establecidas en el Hot Folder. Los servidores Fiery también permiten la creación de ajustes predeterminados que pueden incorporarse en la estructura del Hot Folder. Los ajustes predeterminados pueden utilizarse en una variedad de Hot Folders diferentes, lo que facilita más aún la transición hacia la automatización.

Automatización de la imposición
Continuando con el ejemplo del folleto, es probable que su empresa utilice algún tipo de software de imposición que imponga correctamente un archivo nativo o PDF en el diseño correcto para la impresión del folleto. Si bien esto ahorra tiempo en comparación con el trabajo de imposición totalmente manual, sigue llevando tiempo. Las plantillas de imposición pueden incorporarse al flujo de trabajo del Hot Folder/Ajuste predeterminado, llevando la automatización del flujo de trabajo más allá de la configuración básica y del envío de trabajos mediante la automatización del diseño y preparación del trabajo.

Las plantillas de imposición optimizan el envío de trabajos y disminuyen los clics y los errores. Fiery Impose, un módulo que puede agregar fácilmente y de forma asequible a la configuración de su servidor Fiery, puede permitirle automatizar la imposición al utilizar plantillas preexistentes o plantillas personalizadas que puede crear fácilmente. Eso es lo que hace Martin Klop, Jefe de Preimpresión e impresión digital de CREZÉE.

"La imposición de un trabajo con Fiery Impose es realmente sencillo. Con unos cuantos clics, puedo compilar un nuevo formulario con marcas de sangría, registro, corte y color. Y es extremadamente fácil guardar el formulario como una plantilla para poder usarlo de nuevo en un trabajo similar". No hay nada peor que empezar a imprimir un folleto y darte cuenta de que el diseño de imposición está mal o, peor aún, no descubrir el error hasta llegar a la encuadernación.

Camino hacia una mayor rentabilidad
Así que, como ve, puede mejorar rápida y económicamente su productividad al optimizar las tareas individuales y trabajosas sin contratar consultores caros.

Obviamente, lo primero que hay que hacer al pensar en la automatización es saber exactamente por dónde quiere empezar. A diferencia de lo que creen muchas personas, no necesita una gran visión o un diseño de automatización integral para poder empezar. Realice un simple análisis de los trabajos comunes que produce cada semana y empiece por ahí. Luego, comience a optimizar y automatizar las tareas repetitivas relacionadas con esos trabajos.

Este es solo el primer paso que los usuarios pueden aprovechar para una automatización mucho más eficiente. Cada nivel es un paso diferenciado, que puede avanzar a su propio ritmo, y cada uno de ellos producirá mejoras de eficiencia que ayudan a justificar las inversiones continuas para obtener más automatización y mayor rentabilidad.

El próximo artículo de esta serie se basará en estos pasos iniciales y le mostrará cómo conectar rápidamente las tareas con flujos de trabajo simples para obtener ventajas de productividad aún mayores.

Si desea más información sobre los métodos para mejorar la automatización del flujo de trabajo en su producción de impresión, descargue nuestro libro electrónico gratuito: Elementos básicos de automatización: 6 formas sencillas de optimizar la producción de impresión.

John Henze es el vicepresidente de ventas y marketing de las soluciones Fiery de EFI. Si desea más información sobre las soluciones de impresión digital Fiery de EFI, visite www.efi.com/fierydfe.